Ghi âm các cuộc gọi Astra xử lý

Mọi cuộc gọi Astra trả lời hoặc thực hiện đều đã có trong Hộp thư đến của bạn với bản ghi và tóm tắt AI. Ghi âm cuộc gọi bổ sung âm thanh: bật tính năng này cho một tổng đài viên và từ cuộc gọi tiếp theo, thẻ Astra trong luồng sẽ có trình phát mà bạn có thể nghe — trên web, trên iOS và trên Android.

Trước khi bắt đầu

• Ghi âm cuộc gọi được bao gồm trong các gói Growth và Enterprise. Trên gói Starter, công tắc hiển thị nhưng bị khóa, với liên kết đến Cài đặt → Thanh toán để nâng cấp.
• Bạn cần là chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc để thay đổi cài đặt này. Mọi thành viên đều có thể xem liệu một tổng đài viên có đang ghi âm hay không.
• Công tắc này là cho mỗi tổng đài viên. Nếu bạn chạy nhiều tổng đài viên, mỗi tổng đài viên có công tắc riêng — một phím menu điện thoại hoặc bước luồng cuộc gọi chuyển cuộc gọi cho tổng đài viên khác sẽ ghi âm theo công tắc của tổng đài viên đó.
• Nó độc lập với cài đặt theo số trong Ghi âm cuộc gọi, cài đặt này bao gồm các cuộc gọi mà một người trả lời. Một đường dây có thể đổ chuông cho nhóm của bạn mà không được ghi âm trong khi tổng đài viên của nó ghi âm, hoặc ngược lại.
• Ghi âm bắt đầu với cuộc gọi tiếp theo. Các cuộc gọi đã xảy ra trước khi bạn bật tính năng này sẽ có bản ghi và tóm tắt, nhưng không có âm thanh.

Bật hoặc tắt ghi âm — trên web

1. Nhấp vào biểu tượng Tổng đài viên AI ở thanh bên trái. Nếu bạn chạy nhiều tổng đài viên, hãy nhấp vào thẻ của tổng đài viên bạn muốn dưới mục Tổng đài viên AI của bạn.
2. Mở phần Lịch trình (trong thanh bên trái, hoặc các chip trên điện thoại).
3. Cuộn xuống dưới lịch làm việc đến thẻ Ghi âm cuộc gọi và bật Ghi âm cuộc gọi do Astra xử lý.
4. Chỉ lần đầu tiên, một ghi chú ngắn sẽ mở ra: Một điều trước khi ghi âm bắt đầu. Nó giải thích rằng ở một số nơi, mọi người trong cuộc gọi phải được thông báo rằng cuộc gọi đang được ghi âm, và gợi ý thêm một dòng vào lời chào của Astra (có một liên kết Mở lời chào). Nhấp vào Tôi hiểu — bật ghi âm. Huy hiệu chuyển thành Đang ghi âm và một thông báo xác nhận "Ghi âm cuộc gọi đã bật — áp dụng từ cuộc gọi tiếp theo của Astra". Không cần xuất bản gì cả.

Từ đó trở đi, một dòng dưới công tắc sẽ ghi Ghi chú đồng ý đã được xác nhận bởi tên của bạn · ngày và giờ. Nó sẽ ở đó vĩnh viễn — ngay cả khi bạn tắt và bật lại ghi âm sau này — để nhóm của bạn luôn có thể thấy ai đã chấp nhận ghi chú và khi nào. Bạn chỉ được hỏi một lần cho mỗi tổng đài viên.

4. Để dừng, hãy tắt nó. Các bản ghi hiện có vẫn còn trong Hộp thư đến của bạn.

Nếu gói của bạn không bao gồm ghi âm, thẻ sẽ hiển thị một khóa với Xem các gói — nó sẽ mở Cài đặt → Thanh toán.

Bật hoặc tắt ghi âm — iPhone và Android

1. Chạm vào tab AI.
2. Cuộn đến phần Ghi âm cuộc gọi và bật nó lên. Lần đầu tiên, ghi chú đồng ý tương tự sẽ mở ra dưới dạng một trang — chạm vào Tôi hiểu — bật ghi âm (hoặc Không phải bây giờ để tắt ghi âm). Nó lưu ngay lập tức; nếu gói của bạn không bao gồm ghi âm, công tắc sẽ trở về trạng thái ban đầu và thông báo gói sẽ xuất hiện bên dưới.
3. Sau khi được chấp nhận, Ghi chú đồng ý đã được xác nhận bởi tên · ngày sẽ hiển thị dưới công tắc, vĩnh viễn.

Các ứng dụng di động điều khiển tổng đài viên chính của bạn (tổng đài viên đầu tiên được tạo). Để thay đổi công tắc của tổng đài viên khác, hãy sử dụng web.

Nơi bản ghi âm xuất hiện

1. Mở Hộp thư đến và chọn cuộc trò chuyện của người gọi — hàng sẽ hiển thị ✦ AI đã trả lời trong bản xem trước.
2. Trên thẻ Astra đã trả lời cuộc gọi này, trình phát âm thanh nằm giữa phần tóm tắt và Xem bản ghi. Nhấp vào dạng sóng để tìm kiếm.

Cả hai bên được ghi âm trên các kênh riêng biệt (người gọi trên một kênh, Astra trên kênh kia). Thẻ tương tự, với trình phát, hiển thị trên điện thoại của bạn. Các cuộc gọi đi mà bạn yêu cầu Astra thực hiện cũng được ghi âm theo cách tương tự khi công tắc được bật.

Các bản ghi âm được lưu trữ trong bộ nhớ an toàn riêng của Ody, vì vậy chúng không hết hạn theo thời gian lưu giữ ngắn của nhà mạng và chúng sẽ bị xóa cùng với dữ liệu không gian làm việc của bạn.

Đồng ý

Luật ghi âm cuộc gọi khác nhau: một số tiểu bang của Hoa Kỳ (và các quốc gia khác) yêu cầu tất cả các bên phải đồng ý trước khi cuộc gọi được ghi âm — thường được gọi là sự đồng ý của hai bên. Ody không phát thông báo ghi âm tự động, vì vậy khi các cuộc gọi của Astra được ghi âm, hãy nói rõ điều đó trong lời chào — ví dụ "Cảm ơn bạn đã gọi đến Acme, các cuộc gọi có thể được ghi âm." — và kiểm tra các quy tắc cho các khu vực bạn gọi. Bạn có trách nhiệm tuân thủ chúng.

Đó là lý do tại sao lần đầu tiên bạn bật ghi âm cho một tổng đài viên, Ody hiển thị một ghi chú đồng ý ngắn và yêu cầu bạn xác nhận. Chúng tôi lưu giữ hồ sơ về ai đã xác nhận và khi nào, và hiển thị dòng đó bên cạnh công tắc từ đó trở đi. Nó không bao giờ bị xóa — tắt và bật lại ghi âm không đặt lại nó, và bạn sẽ không được hỏi lại cho tổng đài viên đó.

Khắc phục sự cố

• Công tắc không di chuyển và một ghi chú đã mở thay vào đó — đó là ghi chú đồng ý một lần. Đọc nó và nhấp vào Tôi hiểu — bật ghi âm; Không phải bây giờ sẽ tắt ghi âm.
• Công tắc bị khóa — gói của bạn không bao gồm ghi âm cuộc gọi. Nhấp vào Xem các gói (web) hoặc nâng cấp trong Cài đặt → Thanh toán trên web; ghi âm được bao gồm từ gói Growth.
• Không có trình phát trên thẻ Astra — ghi âm áp dụng từ cuộc gọi tiếp theo sau khi bạn bật nó; một cuộc gọi đang diễn ra vào thời điểm đó sẽ không được ghi âm. Cũng hãy kiểm tra xem bạn đã bật tổng đài viên thực sự nhận cuộc gọi chưa (thẻ sẽ ghi tên tổng đài viên).
• Công tắc tự động tắt trên điện thoại của tôi — máy chủ đã từ chối thay đổi. Bạn cần là chủ sở hữu hoặc quản trị viên, và không gian làm việc cần gói Growth trở lên; thông báo dưới công tắc sẽ cho biết điều đó.
• Tôi chỉ muốn bản ghi — hãy tắt công tắc. Bản ghi và tóm tắt luôn có sẵn cho các cuộc gọi của Astra.

Bài viết liên quan

• Xem lại tóm tắt cuộc gọi của Astra
• Ghi âm cuộc gọi
• Bản ghi và tóm tắt cuộc gọi
• Quyền riêng tư và dữ liệu của bạn