Thiết lập lịch làm việc của bạn
Lịch làm việc (Cài đặt → Lịch làm việc) kiểm soát ai trả lời số điện thoại của bạn và khi nào: thiết lập giờ làm việc hàng tuần và múi giờ một lần, và mọi cuộc gọi sẽ tự động được xử lý đúng cách — đổ chuông cho nhóm, lễ tân AI hoặc thư thoại — mà không cần chuyển đổi thủ công.
Trước khi bắt đầu
- Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên không gian làm việc mới có thể thay đổi lịch trình.
- Nếu bạn muốn lễ tân AI trả lời, hãy thiết lập và xuất bản nó trên màn hình Đại lý AI trước — cho đến khi nó hoạt động, các cuộc gọi được lên lịch cho AI sẽ đổ chuông cho nhóm thay vì (không bao giờ bị bỏ lỡ).
Hướng dẫn từng bước
Nhấp vào Cài đặt ở thanh bên trái, sau đó Lịch làm việc.
Trong phần Giờ làm việc, chọn:
- Lịch hàng tuần — xử lý khác nhau trong giờ làm việc so với ngoài giờ làm việc, hoặc
- Giống nhau 24/7 — một thiết lập trả lời suốt ngày đêm.
Đối với lịch hàng tuần, chọn Múi giờ của bạn, sau đó sử dụng Lịch hàng tuần để bật/tắt từng ngày và đặt thời gian bắt đầu và kết thúc.
Trong phần Trong giờ làm việc, chọn cách cuộc gọi được trả lời:
- Lễ tân AI — AI trả lời, nhận tin nhắn và đặt lịch công việc
- Đổ chuông cho nhóm — đổ chuông cho mọi người trong ứng dụng; thư thoại nếu không ai trả lời
- Thư thoại — nhận tin nhắn, được chuyển thành văn bản trong hộp thư đến
Trong phần Ngoài giờ làm việc, chọn cách xử lý ngoài giờ (ba tùy chọn tương tự).
Nhấp vào Lưu lịch trình. Các thay đổi sẽ áp dụng ngay lập tức cho các cuộc gọi.
Đặt số điện thoại của bạn vào lịch trình
Ở phía dưới, Số điện thoại trong lịch trình này liệt kê các đường dây điện thoại của bạn và chức năng hiện tại của mỗi đường dây. Nhấp vào Sử dụng lịch trình trên một số để nó tuân theo giờ làm việc của bạn, hoặc Xóa khỏi lịch trình để nó luôn đổ chuông cho nhóm. Lời chào thư thoại (văn bản và giọng nói) của mỗi số cũng có thể được chỉnh sửa ngay tại đây.
Khắc phục sự cố
- "Lễ tân AI của bạn chưa hoạt động" — bạn đã lên lịch cho AI, nhưng nó chưa được xuất bản. Hãy thiết lập nó trên màn hình Đại lý AI; cho đến lúc đó, các cuộc gọi đó sẽ đổ chuông cho nhóm.
- Một số bỏ qua lịch trình — các số được thiết lập cho menu điện thoại (IVR) sẽ định tuyến qua menu thay vì lịch trình.
Bài viết liên quan
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có cần thay đổi gì khi chúng tôi đóng cửa vào cuối ngày không?
Không — đó chính là điểm mấu chốt. Các cuộc gọi tự động chuyển đổi giữa xử lý trong giờ làm việc và ngoài giờ làm việc của bạn dựa trên lịch trình và múi giờ bạn đã thiết lập.
Điều gì xảy ra nếu tôi lên lịch cho AI nhưng chưa thiết lập nó?
Các cuộc gọi sẽ chuyển về đổ chuông cho nhóm — chúng không bao giờ bị bỏ lỡ. Hãy xuất bản lễ tân AI của bạn trên màn hình AI để đưa nó vào hoạt động.
Giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày có làm hỏng lịch trình không?
Không. Giờ được diễn giải theo múi giờ bạn chọn và giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày được xử lý tự động.